Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem Państwa danych osobowych, to znaczy podmiotem, który samodzielnie decyduje o tym w jakim celu i jaki sposób przetwarzane są Państwa dane osobowe jest BUDSOFT Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (kod pocztowy 61-441), przy ul. 28 Czerwca 1956 r., wpisana do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Poznaniu, Wydział XIV Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000140361, posiadającą NIP 7820026114, REGON 630020992, kapitał zakładowy 50 000 zł (w całości opłacony) (dalej nazywana jako: „Spółka” lub „Administrator”).

2. Kontakt z Administratorem jest możliwy: 

  • listownie – pod wskazanym poniżej adresem korespondencyjnym:
BUDSOFT Sp. z o.o.
ul. 28 Czerwca 1956 r.
61-441, Poznań
  • mailowo – przez wysłanie wiadomości na elektroniczny adres do korespondencji: rodo@budsoft.com.pl.
  • telefonicznie – pod numerem telefonu: +48 616735472.

3. BUDSOFT Sp. z o.o. przetwarza Państwa dane osobowe w różnych celach i w oparciu o różne podstawy prawne, w zależności od tego w jakim celu dane zostały przekazane do Spółki. Dane przetwarzane przez Spółkę stanowią dane zwykłej kategorii, a ich zakres uzależniony jest od rodzaju czynności realizowanej przez Administratora. Szczegółowy opis celów i podstaw prawnych przetwarzania Państwa danych osobowych został wskazany w ust. 4-7 poniżej.

4. Spółka przetwarza Państwa dane osobowe wówczas gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania przedmiotu umowy zawartej z Administratorem (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO). Ma to miejsce kiedy:

1) zgłaszacie Państwo do Spółki chęć zawarcia w swoim imieniu umowy z BUDSOFT Sp. z o.o.  jako klient lub dostawca towarów lub usług. W takim wypadku przetwarzamy Państwa dane niezbędne do zawarcia umowy (zakres danych obejmuje dane rejestrowe i kontaktowe),

2) jesteście Państwo stroną umowy już zawartej z BUDSOFT Sp. z o.o. W takiej sytuacji przetwarzamy Państwa dane, które są podawane bezpośrednio przez Państwa jako stronę umowy lub pochodzą od osób, które działają w Państwa imieniu lub pochodzą z nazwy firmy, pod którą prowadzicie Państwa działalność (w formie przedsiębiorstwa indywidualnego lub spółki cywilnej lub osobowej). Przetwarzanie danych odbywa się w związku z realizacją czynności wynikających z przedmiotu zawartej z Państwem umowy (zakres danych obejmuje dane rejestrowe i kontaktowe oraz inne dane określone w umowie np. nr rachunku bankowego),

3) jesteście Państwo pracownikami lub współpracownikami Spółki. W takiej sytuacji przetwarzamy Państwa dane w ramach wykonywania czynności niezbędnych do właściwej organizacji Państwa pracy. W takim wypadku przetwarzanie danych ma miejsce ze względu na przydzielanie Państwu dostępu do infrastruktury informatycznej (sprzętu lub oprogramowania udostępnionego Państwu przez Spółkę w szczególności założeniem i obsługą Państwa kont poczty elektronicznej).

5. BUDSOFT Sp. z o.o. przetwarza Państwa dane osobowe, aby wypełnić ciążące na sobie obowiązki prawne (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Ma to miejsce kiedy:

1) przetwarzanie Państwa danych jest niezbędne do wykonania obowiązków jakie ma BUDSOFT Sp. z o.o. zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wynikającymi w szczególności z przepisów księgowo – rachunkowych, podatkowych, prawa przedsiębiorców, przepisów BHP, przeciwpożarowych i sanitarnych. W takiej sytuacji zakres danych określają przepisy, z których wynikają te obowiązki,

2) jeżeli jesteście Państwo kandydatem do pracy w Spółce, to Państwa dane osobowe (imię lub imiona, nazwisko, data urodzenia, podane przez Państwa dane kontaktowe) przetwarzamy zgodnie z art. 22 (1) § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli z ogłoszenia rekrutacyjnego wynika, że do wykonywania pracy na stanowisku, na które Państwo kandydujecie konieczne jest posiadanie określonego wykształcenia, kwalifikacji lub doświadczenia, to te dane przetwarzamy zgodnie z art. 22 (1) § 2 Kodeksu pracy również w celu realizacji naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy,

3) jeżeli działamy jako Państwa pracodawca. W takim wypadku przetwarzamy Państwa dane osobowe (imię lub imiona, nazwisko, data urodzenia, podane przez Państwa dane kontaktowe, adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego Państwa tożsamość, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania podczas prowadzonego wobec Państwa postępowania rekrutacyjnego, numer rachunku płatniczego) zgodnie z art. 22 (1) § 3 Kodeksu pracy. Przetwarzanie danych odbywa się w związku z obowiązkami Spółki wynikającymi z przepisów prawa pracy, dotyczących ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, wypłaty wynagrodzenia, realizacji obowiązków podatkowych i obowiązków związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy, 

4) realizujemy ciążące na Spółce obowiązki związane z zapewnieniem ładu korporacyjnego. W takim wypadku przetwarzamy Państwa dane osobowe jeżeli sprawują Państwo funkcje w organach zarządzających Spółki w zakresie wynikającym z przepisów prawa handlowego.

6. BUDSOFT Sp. z o.o. przetwarza Państwa dane osobowe również do celów wynikających ze swoich prawnie uzasadnionych interesów (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Które występują jeżeli:

1) działacie Państwo w imieniu naszego klienta lub dostawcy towarów i usług. W takiej sytuacji przetwarzamy Państwa dane kontaktowe w celu  realizacji czynności niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy (zakres przetwarzanych danych w tym celu obejmuje: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail oraz inne dane, które są niezbędne do podejmowania przez Państwa działań dotyczących konkretnej umowy), 

2) zgłaszacie Państwo roszczenia w stosunku do BUDSOFT Sp. z o.o. bądź też takie roszczenia mogą powstać w stosunku do Państwa. W tym wypadku przetwarzamy Państwa dane w celu ustalenia, dochodzenia (w tym zabezpieczenia) lub obrony roszczeń (jeżeli jest to konieczne możemy przetwarzać również dane o stanie zdrowia lub inne dane wrażliwe – wówczas podstawę przetwarzania wszystkich danych stanowi art. 9 ust. 1 lit. f) RODO),

3) uzyskali Państwo dostęp do infrastruktury informatycznej Spółki (sieci wewnętrznej lub intranetowej, komputerów, telefonów, drukarek lub innych urządzeń wykorzystywanych przez Spółkę). W takiej sytuacji może dochodzić do przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z prowadzeniem monitoringu Państwa uprawnień w systemach informatycznych Spółki oraz monitorowania sposobu korzystania z udostępnionego Państwu sprzętu,

4) śledzicie Państwo nasze profile w mediach i kanałach społecznościowych (Facebook, LinkedIn, YouTube), komentujecie je, polubiacie nasze wpisy lub publikacje, oznaczacie nas. W tej sytuacji przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się w celu promocji marki lub produktów w mediach i kanałach społecznościowych (dotyczy danych takich jak: nazwa konta, która może być Państwa imieniem i nazwiskiem, a także wizerunek na zdjęciu profilowym i inne dane, które wprowadzacie w profilu lub publikowanych treściach, którymi może być w szczególności Państwa adres e-mail/numer telefonu, data urodzenia, płeć, lokalizacja),

5) przeglądacie Państwo naszą stronę internetową. W takiej sytuacji przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu dokonania odpowiedniej konfiguracji strony internetowej przy wykorzystaniu mechanizmów tzw. ciasteczek (ang. cookies) oraz Google analitics (dotyczy danych takich jak: adres IP, dane dotyczące historii aktywności na stronie, dane o lokalizacji, rodzaju urządzenia, identyfikatora reklamowego użytkownika).

7. Jeżeli nie dotyczy Państwa przetwarzanie, które opisaliśmy w ust. 4 lub 6 powyżej, ale biorą Państwo udział w konferencjach, szkoleniach, webinarach i seminariach organizowanych przez Spółkę (w szczególności jeżeli wydarzenia te są organizowane przez Spółkę przy wykorzystaniu komunikatorów i narzędzi niezbędnych do prowadzenia wydarzeń w formie elektronicznej m.in. takich platform jak Meet, Hangout, Zoom), przetwarzanie Państwa danych osobowych (imię i nazwisko, dane kontaktowe, login) odbywa się na podstawie udzielonej przez Państwa zgody wyrażonej za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.  

Zgodę taką możecie Państwo w każdej chwili wycofać w taki sam sposób, w jaki zgoda została udzielona. Cofnięcie zgody nie będzie  miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W razie wątpliwości dotyczących skierowania do Spółki oświadczenia o cofnięciu konkretnej zgody wyrażonej przez Państwa – możecie Państwo wysłać wiadomość do Spółki na adres mailowy: rodo@budsoft.com.pl. 

8. Państwa dane osobowe będą przez nas udostępniane innym podmiotom wyłącznie w niezbędnym do tego zakresie. Podmiotami, którym Spółka udostępnia dane osobowe są upoważnieni i przeszkoleni pracownicy, współpracownicy oraz inne osoby działające w imieniu Spółki. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być następujące podmioty:

1) instytucje uprawnione do odbioru Państwa danych na gruncie odpowiednich przepisów prawa (instytucje prawa pracy, ubezpieczeń społecznych), 

2) podmioty przetwarzające dane na podstawie usług świadczonych na zlecenie Spółki takie jak usługi podatkowe, kadrowo-płacowe, informatyczne i prawne,

3) dostawcy stron internetowych na których Spółka prowadzi swoje media społecznościowe takie jak: YouTube, Facebook i Linkedin, 

4) dostawcy stron internetowych, za pośrednictwem, których Spółka prowadzi internetowe konferencje, szkolenia, webinary i seminaria (m.in. Meet, Hangout, Zoom),

5) banki i inne instytucje dostarczające świadczące usługi płatnicze lub rozliczeniowe,

6) twórcy lub dostawcy oprogramowania, którzy nie kupują licencji bezpośrednio od BUDSOFT Sp. z o.o.,

7) firmy kurierskie i transportowe.

Państwa dane otrzymują również właściwe organy, jeżeli wiąże się to z realizowaniem ich zadań publicznych wynikających z przepisów prawa lub sprawowaniem wymiaru sprawiedliwości. 

9. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego to znaczy do Państwa nienależącego do  Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 

10. Państwa dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń, chyba, że:

1) powód, dla którego zebraliśmy lub przetwarzamy Państwa dane nie powoduje powstania roszczeń – wówczas przetwarzanie zakończy się niezwłocznie po zrealizowaniu celu przetwarzania,

2) z przepisów prawa, które nakładają na Administratora określone obowiązki będzie wynikał inny termin – wówczas przetwarzanie będzie się odbywać w terminie wynikającym z tych przepisów.

11. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. 

12. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO) lub w związku z zawarciem przez Państwa umowy z BUDSOFT Sp. z o.o. (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) przysługuje Państwu prawo żądania przeniesienia tych danych do innego administratora o ile dane przetwarzane są w sposób zautomatyzowany.

13. Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (ust. 6 powyżej). BUDSOFT Sp. z o.o. nie będzie przetwarzał Państwa danych osobowych po wniesieniu sprzeciwu, chyba że wobec przetwarzania Państwa danych nadal będą istniały ważne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania, które są nadrzędne wobec Państwa praw i wolności – lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

14. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych BUDSOFT Sp. z o.o.

15. Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednak bez podanych przez Państwa danych nie jest możliwe nawiązanie, ani realizacja współpracy z BUDSOFT Sp. z o.o. (zawarcie lub wykonanie umowy, kontakt z nami, dostęp do wydarzeń organizowanych przez Spółkę).

16. Podanie danych, które przetwarzamy ze względu na wymogi wynikające z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) jest obowiązkowe – ich zakres i powód zbierania jest uregulowany we właściwych przepisach. Przepisy te są ustalane odpowiednio do rodzaju Państwa relacji BUDSOFT Sp. z o.o. oraz wynikających z niego celów przetwarzania. Niepodanie tych danych może mieć wpływ na prawidłową współpracę z Państwem. Może też powodować dla Państwa konsekwencje wynikające z przepisów, które zmuszają nas do przetwarzania Państwa danych.

17. Państwa dane osobowe nie będą przez nas przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowane.